Es importante, tener periódicamente juntas con el quipo de trabajo esto es para poder darle el adecuado seguimiento a los proyectos en los que se esta trabajando.

Antes de iniciar o programar la junta tenemos que realizar una serie de puntos de los que se trataran y así no divagaremos o salirnos del tema, e incluso no estaremos como dicen lo que vaya surgiendo al momento, también se designará a una persona para que lleve el orden de los puntos, previamente se le enviaran cada uno de los puntos a tratar y así pueda llevar el orden con tiempos para que no se pierda el control de la junta.

Puede designarse otra persona para que lleve la minuta o puede ser la misma que lleve el orden de los puntos.

La junta debe tener un moderador ya que este podrá controlar a los miembros y ceder la palabra y así la duración de la junta será mas fácil para controlarla, aquí se recomienda que sea otra persona diferente al que lleve la minuta.

Para que una junta sea exitosa es importante citar únicamente a las personas con las que vas a tratar los puntos, no es que estés descartando a los demás sino que solo trataras con aquellos que necesites para esa junta.

Tener la sala de juntas equipada con pantalla de proyección, cañón, computadora, ipad, laptop, pintaron etc.

Hay juntas en las que puedes utilizar la tecnología (videoconferencia) así ahorras traslados y tiempos, también en ocasiones en las que un miembro no puede asistir por algún motivo ó porque se le haya olvidado, ojo a quien se le olvide que tiene junta es porque tus juntas son improductivas o les falta un objetivo especifico.

Es bueno que al termino de la junta realicen un resumen de lo que se vio, y de los acuerdos que se tomaron para continuar con los proyectos, así como calendarizar los objetivos planeados, para la próxima junta ver los avances.

Si eres el jefe o dueño de la empresa es bueno que motives a tus empleados y compañeros de trabajo a que por lo menos una o dos veces al mes les invites una comida ó desayuno después del termino de la junta, esto hablara de la buena relación que llevas con ellos y además que estas contento con el avance de los proyectos. Ahora si eres compañero de trabajo y no quieres asistir a la comida, eso puede hacerte quedar mal ante los demás ya que puedes dar la impresión de que tus relaciones con tus compañeros no son de tu agrado, pero a veces hay que poner un poquito de nuestra parte para que a futuro te puedan tomar en cuenta para puestos superiores o proyectos especiales que te ayudaran en tu desarrollo profesional.

Cuando asistes a una junta de un cliente de tu empresa y tu eres el que va representando a tu empresa, es importante que días antes de tu junta te prepares con los temas y requerimientos que se trataran con el cliente para que no te tome por sorpresa y no quedes mal ante tu empresa ya que la imagen y tus conocimientos hablaran de ella.

En ocasiones estas juntas con clientes suelen hacerse en comidas o cenas aquí puede hacerse más amena y puede que el objetivo sea ganarse la confianza del cliente, pero pienso que si es un nuevo cliente no es conveniente que lo convoques en una comida o cena, sino que para filtrar al cliente es mejor que la primera cita sea en su oficina ó en la tuya, si llegaron a un acuerdo en el proyecto y te das cuenta que puedes trabajar a futuro entonces la próxima cita si se recomienda que sea fuera de la oficina.

Puede ser que en  la primera cita te funcione en una comida si es así ya te ganaste la confianza del cliente, y sabes que esto dará para adelante, tienes que tener confianza en ti para lograr el objetivo.

Un consejo antes de citar a tu cliente en un restaurante, elige que sea un lugar al que conozcas que tiene un excelente servicio y que además le quede por el rumbo a tu cliente ya que él se sentirá más cómodo y lo tomara en cuenta que eres atento.

Te recomiendo que llegues a tu cita unos cinco minutos antes, siempre toma en cuenta tu tiempo de traslado por el tráfico y si es posible reserva la mesa para que no exista inconveniente, aunque es una comida trata de irte formal a tu entrevista ya que la formalidad y amabilidad solas hablan.

Espero que este tema les haya gustado y les pueda ayudar para que sus juntas sean exitosas.

Si tienes algún otro punto que puedas aportar a este tema, no olvides dejar tus comentarios.